In der Regel können Sie Ihren Urlaub zu dem Zeitpunkt nehmen, den Sie möchten, aber es gibt einige Schritte, die Sie beachten müssen, um ihn mit Ihrem Arbeitgeber zu vereinbaren.

Um Ihren Urlaub zu nehmen, müssen Sie:

• Prüfen, wann Sie ihn nehmen können

• Ihrem Arbeitgeber rechtzeitig Bescheid geben – das bedeutet, ihm genügend Vorlaufzeit zu geben, wann Sie Urlaub nehmen möchten

Wenn Sie unsicher sind, ob Sie Anspruch auf bezahlten Urlaub haben

Prüfen, wann Sie Urlaub nehmen können

Sie müssen überprüfen:

• Wann Ihr „Urlaubsjahr“ beginnt und endet – also in welchem Zeitraum Sie Ihren Urlaub nehmen müssen

• Ob Ihr Arbeitgeber verlangt, dass Sie den Urlaub zu einer bestimmten Zeit nehmen

Prüfen, wann Ihr Urlaubsjahr beginnt und endet

Ein Urlaubsjahr ist das Jahr, in dem Sie Ihren Urlaub nehmen müssen. Es muss nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Beispielsweise kann es vom 1. April eines Jahres bis zum 31. März des Folgejahres laufen. In der Regel müssen Sie Ihren Urlaubsanspruch in dem Urlaubsjahr nutzen, auf das er sich bezieht.

Ihr Arbeitgeber kann Ihren Urlaubsantrag ablehnen, wenn Sie Ihren gesamten Urlaubsanspruch für dieses Urlaubsjahr bereits aufgebraucht haben.

Schauen Sie in Ihren Arbeitsvertrag, um herauszufinden, wann Ihr Urlaubsjahr beginnt und endet. Falls dies dort nicht steht, prüfen Sie das Intranet Ihres Unternehmens oder fragen Sie Ihre Personalabteilung (HR). Das Urlaubsjahr kann auch in der Urlaubsregelung Ihres Unternehmens oder in einer Betriebsvereinbarung stehen.

Falls es in Ihrem Vertrag oder einer Betriebsvereinbarung keine Regelung zum Urlaubsjahr gibt, beginnt es:

• An dem Tag, an dem Sie bei Ihrem Arbeitgeber angefangen haben, und wiederholt sich jährlich zum Jahrestag dieses Tages

• Oder am 1. Oktober, wenn Sie am oder vor dem 1. Oktober 1998 eingestellt wurden

Prüfen, ob Ihr Arbeitgeber Ihnen sagt, wann Sie Urlaub nehmen müssen

Ihr Arbeitgeber kann verlangen, dass Sie Ihren Urlaub zu einem bestimmten Zeitpunkt nehmen. Zum Beispiel kann er:

• In Ihrem Vertrag festlegen, wann Sie Urlaub nehmen können – etwa in den Schulferien, wenn Sie Lehrer sind

• Ihnen vorschreiben, Urlaub zu nehmen, wenn der Betrieb geschlossen ist – etwa zu Weihnachten

• Sie auffordern, Urlaub zu nehmen, wenn Sie nicht genug Urlaub genommen haben – etwa gegen Ende des Urlaubsjahres, wenn noch Resturlaub besteht

Ihr Arbeitgeber muss Ihnen eine Mitteilung machen, wenn er möchte, dass Sie Ihren Urlaub zu einem bestimmten Zeitpunkt nehmen. Die Mitteilung muss mindestens doppelt so lang sein wie der Zeitraum des Urlaubs, den Sie nehmen sollen. Wenn Ihr Betrieb z. B. über Weihnachten eine Woche geschlossen ist, muss er Ihnen mindestens 2 Wochen vorher Bescheid geben.

Diese Mitteilung kann auch schon in Ihrem Vertrag stehen – zum Beispiel, dass das Unternehmen an gesetzlichen Feiertagen geschlossen ist.

Prüfen, wie viel Vorlaufzeit Sie geben müssen

Nachdem Sie überprüft haben, dass Ihnen Urlaub zusteht, müssen Sie Ihrem Arbeitgeber die korrekte Vorlaufzeit mitteilen.

Die Länge der Vorlaufzeit kann in Ihrem Vertrag, in der Urlaubsregelung Ihres Arbeitgebers oder in einer Betriebsvereinbarung stehen.

Wenn nichts geregelt ist, gilt die doppelte Dauer des Urlaubs als Vorlaufzeit. Wenn Sie also eine Woche Urlaub nehmen möchten, müssen Sie Ihrem Arbeitgeber 2 Wochen vorher Bescheid geben.

Fragen Sie bei Ihrem Arbeitgeber nach, wie Sie Urlaub beantragen sollen. Es ist sinnvoll, wenn der Antrag dokumentiert wird, falls es später zu Streitigkeiten kommt. Wenn Sie über ein elektronisches System beantragen, wird der Antrag dort protokolliert. Ansonsten sollten Sie Ihren Antrag schriftlich stellen.

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihren Urlaubsantrag ablehnt

Ihr Arbeitgeber muss Ihnen nicht zwangsläufig erlauben, den Urlaub zu dem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt zu nehmen. Er kann den Antrag ablehnen – zum Beispiel, wenn Personal fehlt oder Sie Ihren gesamten Urlaub für das Urlaubsjahr bereits genommen haben. Er muss Ihnen jedoch eine Mitteilung über die Ablehnung machen.

Prüfen, ob Ihr Arbeitgeber rechtzeitig abgelehnt hat

Der Arbeitgeber muss Ihnen mindestens so viel Vorlaufzeit geben, wie Ihr Urlaub dauert.

Wenn er dies nicht tut, haben Sie das Recht, den Urlaub zu nehmen und dafür bezahlt zu werden. Erklären Sie Ihrem Arbeitgeber, dass Sie glauben, dass Ihnen der Urlaub zusteht, weil Sie die richtige Vorlaufzeit eingehalten haben und er die Ablehnung nicht rechtzeitig mitgeteilt hat.

Machen Sie deutlich, dass Sie Urlaub nehmen. Wenn Sie Recht haben, muss er Ihnen den Urlaub bezahlen und darf Sie wegen der Urlaubsnahme nicht bestrafen – allerdings kann das Verhältnis zum Arbeitgeber darunter leiden.